Samhæft árangursmat

Nota má fjögur hugtök, sem öll eru jafnmikilvæg, til þess að lýsa því hvers konar verkfæri samhæft árangursmat (SÁ) er.

Tjáskiptatæki - Miðlar stefnu stofnunar til starfsmanna en einnig til ráðuneytis og jafnvel viðskiptavina ef því er að skipta. Þannig að allir starfsmenn stofnunar eiga að vita hvert stefnt er og hvað þeir geta lagt að mörkum.

Mælitæki - Mælir hvernig gengur að hrinda stefnunni í framkvæmd. Erum við að ná þeim viðmiðum sem við höfum sett okkur? Ef nei, af hverju ekki? Ef já, af hverju? Skapa umræðu um ákveðna þætti í starfseminni og á hvaða hátt þessir hlutir hafa áhrif á stefnu stofnunarinnar.

Stjórntæki - Gefur stjórnendum mikilvægar vísbendingar um þróun mála sem hægt er að athuga nánar. SÁ veitir stjórnendum jafnframt betri grunn vegna ákvörðunartöku þar sem SÁ sýnir stofnunina í heild en einblínir ekki bara á einn afmarkaðan þátt í rekstrinum (sjá nánar neðar).

Aðgerðadrifið tæki (early warning system) - Eykur líkurnar á því að menn sjái fyrir þau tækifæri og þær hættur sem geta leynst í rekstri stofnunarinnar. Þannig má grípa til aðgerða, sé þess þörf, sem tryggir að mörkuð stefna nái fram að ganga.

Á þessari upptalningu sést að hér er á ferðinni stjórntæki sem getur nýst stjórnandanum á margvíslegan hátt. En eins og allar aðrar aðferðir við stjórnun reynir SÁ á leiðtogahæfileika og útsjónarsemi stjórnandans.

Innleiðing samhæfðs árangursmats.
Samhæft árangursmat leggur mikla áherslu á vel skilgreint hlutverk. Á grunni skýrs hlutverks er síðan framtíðarsýn og stefna mótuð. Hlutverkið verður að vera mjög skýrt; í sumum tilvikum tekið fram í lögum. Við skilgreiningu og útfærslu á hlutverki stofnunar þarf að spyrja lykilspurninga, t.d. af hverju erum við til? Fyrir hverja?

Framsetning upplýsinga í tengslum við SÁ er í svokölluðu árangurskorti (scorecard). Framtíðarsýn og stefna stofnunar er síðan hornsteinn árangurskortsins þar sem hlutverkið er útfært nánar með aðgerðum. Oftast er horft á stofnunina í heild út frá fjórum víddum, fjármálavídd, viðskiptavinavídd, innriferlavídd og starfsmanna-, lærdóms- og þróunarvídd og í hverri vídd eru settar fram lykilspurningar.

Mynd 1. Hvaða spurningum svarar samhæft árangursmat hjá hinu opinbera?

Undir hverri vídd eru tiltekin markmið sem byggjast á stefnu og framtíðarsýn stofnunarinnar. Markmiðin er mæld og sett viðmið um árangur. Loks eru tilgreindar aðgerðir, þ.e. hvaða aðgerðir ætlar stofnunin að ráðast í til þess að ná markmiðum sínum og vinna þannig að framgangi stefnu stofnunarinnar, nálgast framtíðarsýnina og sinna hlutverki sínu.

Þær spurningar sem settar eru fram í mynd 1, sýna fram á orsaka- og afleiðingarsamband milli víddanna. Orsaka- og afleiðingarsambönd eru mikilvægur þáttur í SÁ þar sem settar eru fram tilgátur um áhrif t.d. starfsánægju á ákveðna ferla, þjónustu sem veitt er og fjármál. Þessi áhersla hjálpar til við að vinna gegn ófyrirséðri þróun, sem hefur átt sér stað, þar sem kannski einn mælikvarði er hafður til hliðsjónar. Þannig getur ofuráhersla á það að sinna erindum haft áhrif á gæði þeirra o.fl. Með samhæfðu árangursmati er reynt að minnka líkurnar á þessari þróun þar sem metin eru áhrif aukinna afkasta í einni mælingu á aðra þætti í rekstri og umhverfi stofnunarinnar.

• Samhæft árangursmat, grein um samhæft árangursmat Tollstjórans í Reykjavík í Fréttabréfi fyrir stjórnendur ríkisstofnana, 4. tbl. 3. árg. 2001
• Bækur um samhæft árangursmat