Áherslur varðandi mismunandi tegundir innkaupa

Innkaupum ríkisins má í megindráttum skipta í tvennt. Annars vegar er um að ræða almenn innkaup sem nauðsynleg eru í rekstri ráðuneyta og stofnana. Hins vegar eru sérhæfð innkaup sem geta hver um sig haft veruleg áhrif á rekstur ráðuneyta og stofnana. Mismunandi er eftir eðli og umfangi stofnana hvernig innkaupum er skipt í þessa tvo flokka og er ekki einhlítt að líta til fjárhæða í þessu sambandi. Meginreglu má þó lesa úr lögum nr. 94/2001, um opinber innkaup, þar sem viðmiðunarmörk vegna útboðsskyldu voru skilgreind 5 milljónir króna fyrir vörukaup en 10 milljónir króna fyrir þjónustu og verk. Einnig er í lögunum lagt fyrir stofnanir að leita sérfræðiþekkingar Ríkiskaupa þegar innkaup fara yfir þessar viðmiðunarfjárhæðir.

Mismunandi innkaupaaðferðir geta verið heppilegar eftir því hvort um er að ræða almenn innkaup eða sérhæfð. Mótuð hefur verið skýr stefna varðandi almenn innkaup um að rafræn viðskipti verði í auknum mæli nýtt, samræmd innkaup aukin og sjálfvirkni nýtt til hins ítrasta. Þegar ekki er um formleg útboð að ræða er mælst til þess að ávallt sé gerður samanburður milli birgja. Í sérhæfðum innkaupum er skilyrðislaus krafa um útboð og ber öllum starfsmönnum, sem annast innkaup, að fylgja þeim lögum og reglum sem sett hafa verið um útboðsskyldu. Í stærri innkaupum er mikilvægt að vandað sé til undirbúnings og framkvæmdar frá fyrsta degi og að eftirlit með samningi sé markvisst. Færst hefur í aukana að beita aðferðafræði verkefnastjórnunar í stærri innkaupum. Einnig hefur verið mótuð sérstök aðferðafræði við samningsstjórnun sem hefur skilað góðum árangri. Við upphaf verkefnis er rétt að skilgreina umfang þess og greina í flokka sbr. eftirfarandi viðmiðun:

• Verkefni 10-25 m. kr.: Nauðsynlegt að beita útboði og meta þörf á verkefnastjórnun. Í vörukaupum er viðmiðunarfjárhæð vegna útboðsskyldu 5 milljónir króna.
• Verkefni 25-100 m. kr.: Nauðsyn á útboði, verkefnastjórnun og meta þörf á samningsstjórnun.
• Verkefni >100 m. kr.: Beita skal útboði verkefnastjórnun og samningsstjórnun.