Þjónustu- og samstarfssamningur - Opinber innkaup

Eigendur upplýsingakerfa sjá sér oft hag í að semja við fyrirtæki um þjónustu. Um leið og minnt er á að íslenska ríkið kaupir yfirleitt ekki tryggingar er mælt með því að opinberar stofnanir semji við þjónustufyrirtæki, sem þær eiga reglulega viðskipti við, svo framarlega sem unnt er að sýna fram á áþreifanlegan ávinning af slíkri samningagerð. Eftirfarandi atriði eru meðal þess sem semja má um.

Við kaup á vélbúnaði er yfirleitt hægt að gera samning um viðhald hans. Ör þróun í notendabúnaði og verðbreytingar hafa hins vegar gert það að verkum að einingarverð lækkar mjög hratt og því orkar tvímælis að kaupa slíka viðhaldssamninga. Miklu algengara er að samið sé um viðhald stærri fjölnotendatölva og staðarneta. Aðaltilgangurinn með gerð slíkra viðhaldssamninga er að tryggja rekstraröryggi. Slíkt öryggi er sérstaklega tilgreint í samningum, t.d. í prósentum.

Ábending: Minnt er á að ábyrgð á keyptri vöru er skv. íslenskum lögum eitt ár og því óeðlilegt að greitt sé fyrir viðhald búnaðar fyrsta árið nema því fylgi eitthvert augljóst hagræði fyrir framtíðarnotkun.

Semja má við verktaka sem smíðað hefur hugbúnað um viðhald hans og þróun. Slíkt er í raun eðlilegt þar sem oft er sagt að samskipti verkkaupa og verksala séu fyrst að hefjast við afhendingu hugbúnaðarkerfa. Í slíkum samningi er fjallað um samskipti aðila. Má þar nefna að verkkaupi tilkynnir verktaka með fyrirvara að hann óski endurbóta eða nýsmíði. Verktaki skuldbindur sig til að bregðast fljótt við og lagfæra bilanir sem upp koma. Fram þarf að koma hvaða þjónustutaxti skuli gilda, lágmarksfjárhæð við útköll og önnur skyld atriði. Einnig er nauðsynlegt að samið sé um hvernig fara skuli með hugbúnaðinn og þróun hans ef verkkaupi hættir starfsemi af einhverjum sökum.

Semja má við seljanda staðlaðs hugbúnaðar um áskrift að endurbótum á hugbúnaðinum, símaþjónustu, forgangsþjónustu o.s.frv. Yfirleitt er greitt mánaðarlegt eða ársfjórðungslegt gjald til seljandans sem á móti veitir áskrifendum ýmsa þjónustu án sérstaks endurgjalds eða með afslætti.

Einfaldasta gerð slíks samnings kveður á um tiltekinn afslátt frá auglýstu tímagjaldi, oftast ásamt einhverjum ákvæðum um forgang viðkomandi þjónustufyrirtækis til vinnu og um viðbragðsflýti þegar alvarlegar bilanir verða.

Að öðru leyti má benda sérstaklega á rammasamninga Ríkiskaupa sem geta tryggt verulegan afslátt frá gildandi verðlista.