Þarfagreining - Opinber innkaup - Fjármál - Stjórnendavefurinn
Þarfagreining |
Áður en kaup á upplýsingatækni eru ákveðin er nauðsynlegt að fram fari stutt forkönnun. Í forkönnun gæti falist að svara spurningum sem þessum:
- Hvaða vanda á að leysa?
- Hvað kostar lausnin?
- Hvaða ávinningi á að ná?
- Hvernig á að meta eða mæla ávinninginn?
Meta þarf að hve miklu leyti ávinningurinn næst með breyttu verklagi og hvort upplýsingatækni sé nauðsynleg til þess að ná settu marki. Það ber að athuga að ekki er sjálfgefið að hagkvæmni náist með notkun upplýsingatækni. Einnig fer oft saman breytt verklag og aukin notkun upplýsingatækninnar við lausn verkefna.
Meðmæli: Gerið skriflega forkönnun, jafnvel fyrir smærri verkefni. Vel unnin forkönnun er undirstaða að vel takist til við lausn verkefnis.
Ábending: Í stærri verkefnum getur verið heppilegt að fá utanaðkomandi ráðgjafa til aðstoðar við forkönnun.
Þarfagreining
Þegar forkönnun leiðir í ljós að nauðsynlegt er að fjárfesta í upplýsingakerfi til að ná þeim markmiðum sem að er stefnt er næsta skref að semja þarfagreining (stundum nefnd kröfulýsing). Í þarfagreiningu kemur fram lýsing á markmiðum og þær kröfur sem gerðar eru til hins nýja kerfis, auk þess sem aðgerðir kerfisins eru tilgreindar. Vanda ber þarfagreiningu eins og kostur er því að breytingar á kröfum eftir að smíði kerfis hefst eru oft mjög kostnaðarsamar.
Sýnist lesendum orðalag greinarinnar hér á undan benda til þess að þarfagreining sé aðeins nauðsynleg við hugbúnaðarkaup þá skal skýrt tekið fram að svo er ekki. Það er jafnnauðsynlegt að vinna þarfagreiningu fyrir vélbúnað sem hugbúnað.
Þegar kröfulýsing liggur fyrir er ágætt að flokka þær kröfur sem þar koma fram eftir eðli og mikilvægi. Þannig má t.d. aðgreina ófrávíkjanlegar kröfur og almennar óskir. Það getur t.d. verið mjög kostnaðarsamt að taka tillit til allra óska og hæpið að raunhæft sé að ætlast til slíks. Einnig ber að varast smámunasemi í þarfagreiningu því að það getur þrengt að möguleikum seljanda til að leysa verkefnið á hagkvæmasta hátt. Kröfur skulu samt ávallt vera skýrar og tæmandi.
Eftirfarandi eiginleikar eru meðal þess sem taka þarf afstöðu til í þarfagreiningu:
- Rekstraröryggi
- Öryggiskröfur, t.d. um brenglun gagna og takmörkun aðgangs
- Endurskoðunarhæfni
- Viðhaldshæfni
- Flytjanleiki
- Afköst og svartími
- Kröfur um notendaskil
Til að skýra hvað átt er við má nefna nokkur dæmi. Rekstraröryggi má mæla sem hlutfall af viðmiðunartíma, t.d. almennum skrifstofutíma. Setja má kröfur um hámarksfjölda bilana á ákveðnu tímabili og hámarkstíma sem kerfi má vera óvirkt hverju sinni. Afköst og svartíma má skilgreina á ýmsan hátt, t.d. sem hámarkstíma frá því að fyrirspurn er gerð og þar til svar er reiðubúið á skjá eða prentara eða tíma frá því að verkliður er ræstur og þar til hann er tilbúinn til notkunar.
Til er bandarískur staðall [ANSI/IEEE Std. 830-1984 "Guide to software requirements specifications"] , sem lýsir ágætlega kröfum sem gera þarf til þarfagreiningar.
Regla: Þarfagreining skal vera skrifleg. Verkkaupi skal rýna þarfagreiningu og staðfesta að hún sé rétt. Allar breytingar á henni eru háðar samþykki hans.
Ábending: Þarfagreining og hönnun kerfis eru ólík fyrirbæri. Þarfagreining fjallar um verkefnið og markmið þess frá sjónarhóli verkkaupans, þ.e. hvað kerfið eigi að gera. Hönnunarskjöl fjalla um hvernig markmiðin verði uppfyllt í hinu endanlega kerfi, þ.e. hvernig kerfið skuli vinna.
