Úthýsing tölvukerfa - Opinber innkaup - Fjármál - Stjórnendavefurinn
Úthýsing tölvukerfa |
Rekstur tölvukerfa er vaxandi kostnaðarliður hjá mörgum aðilum og því eru stöðugt verið að leita leiða til að gera hann hagkvæmari. Úthýsing tölvukerfa í stað eigin tölvudeilda að hluta eða öllu leyti er kostur sem skoða þarf á hverjum tíma.
Þegar rætt er um úthýsingu (outsourcing) tölvukerfa þá er hægt að skipta slíkri úthýsingu upp í mismunandi flokka.
- Útdeiling (Franchising). Hér eru ríkisfyrirtæki sem minnka sín umsvif og "selja" þau til annarra ríkisfyrirtækja sem hafa þá aukin umsvif á því sviði. Hér er einnig verið að ræða um þegar fengin er öll umgjörð frá öðrum, þ.m.t. verkferlar.
- Hlutafélagavæðing. Hér er um hlutafélagavæðingu ríkisfyrirtækja sem halda áfram að þjóna ríkinu í lítt breyttu formi og í áframhaldandi eigu ríkisins. Hlutafélagavæðing getur t.d. átt sér stað á afmörkuðum þáttum rekstrar.
- Rekstur búnaðar (Facilities Management). Þjónustuaðili verður ábyrgur fyrir einni eða fleiri af verkum upplýsingatæknideilda ásamt stjórnun. Rekstrarleg ábyrgð hjá verktaka en eignarhald hjá ríkinu.
- Úthýsing. Þjónustuaðili er ábyrgur fyrir einu eða fleiri verkum upplýsingatæknideilda og eru oft skilgreind þróun á eignarhaldi þannig að það flytjist til verktaka. Hér er bæði átt við um mannafla og vél- og hugbúnað. Ábyrgðin liggur í heild sinni hjá verktaka.
- Einkavæðing. (Privatization) Stjórnvöld flytja alla ábyrgð á viðkomandi þjónustu til einkaaðila gagnvart ákveðnum verkum.
Tölvuþjónusta frá tölvumiðstöðvum er í raun eitt fyrsta formið sem komið var á í sambandi við almennan tölvurekstur. Ástæða þess var fyrst og fremst að búnaður var mjög dýr. Þá ráku tölvumiðstöðvarnar fyrir viðskiptavini sína tölvukerfi eins og má nefna að bókhald var unnið hjá slíkum fyrirtækjum. Fyrirtæki hófu síðan í stórum stíl rekstur eigin tölva en upphaflega formið hefur verið að sækja umtalsvert í sig veðrið að undanförnu undir nöfnum eins og kerfisveita, hýsing eða ASP. Sú leið hefur kosti og galla og er nauðsynlegt að skoða í samhengi við aðra kosti í tölvuvæðingu.
Hvaða leið hentar hverju sinni er mismunandi og þarf að skoða aðstæður, væntingar, þróun, umhverfi, þjónustuaðila og fleiri þætti. Stofnanir geta valið sér mismunandi leiðir á sama tíma fyrir mismunandi hluta tölvuvæðingar.
Almennt er gert ráð fyrir umtalsverðri aukningu í einhvers konar úthýsingu tölvukerfa, jafnt hjá ríkinu og hjá öðrum aðilum. Ástæðan er almennt sú að innleiða hagkvæmni samkeppnismarkaðar inn á fleiri þætti ríkisrekstrar en áður hefur verið. Úthýsing er hér notuð sem samheiti fyrir þá þætti sem nefndir voru hér að framan.
Styrkir úthýsingar eru þeir að sérhæfðir rekstraraðilar keppast um á samkeppnismarkaði við að reka tölvudeildir annarra aðila eða hluta tölvukerfis og innleiða aukin afköst og framleiðni í kjölfar sérhæfni. Erfiðleikar eru að afla sér hæfs starfsfólk og tryggja viðhald á þekkingu starfsmanna sem ætla má að sérhæfðir aðilar eigi auðveldara með að leysa. Kostnaður er þekktur fyrir fram og greinanlegur.
Veikleikar úthýsingar eru oft þeir að þar sem upplýsingatæknin er orðin lykilþáttur í starfsemi æ fleiri fyrirtækja og stofnana að þá flyst raunveruleg þróun þessara þátta frá stofnuninni. Jafnframt hefur það þótt veikleiki f.h. kaupanda að samningsstaða breytist umtalsvert þar sem verktaki styrkir samningsstöðu sína á kostnað verkkaupa yfir tíma. Þeim mun hraðari sem þróunin er í viðkomandi málaflokki þeim mun hraðar þróast breytt samningsstaða verkkaupa og verksala. Grundvöllur vals á bjóðendum riðlast mjög fljótt sökum mikils hraða tækniframfara og verðbreytinga.
Styrkleikar kerfisveitu eru þeir að rekstraraðili leggur til hugbúnað, verkferla og kostnaður er þekktur í upphafi fyrir kaupandann. Styrkur kerfisveitu er sá að þar er verið að fela tiltekið afmarkað verk fyrir fast verð.
Veikleiki kerfisveitu er hinn sami og var þegar stórar tölvumiðstöðvar þjónuðu hér á árum áður fjölda fyrirtækja. Lausnirnar staðlaðar og óljóst hvernig þær taka tillit til samkeppnissjónarmiða einstakra aðila þegar frá líður.
Kaupandi verður að tryggja kaupendaþekkingu hjá sér eða hjá ótengdum aðila rekstrarþjónustunnar því einhver verður að gæta hagsmuna kaupandans og varla gerir seljandinn það.
Við mat á lausnum koma margir þættir til skoðunnar og getur niðurstaðan verið misjöfn eftir því hvers kyns stofnun um er að ræða og hitt hvaða augum litið er á málin. Rekstrarkostnaður tölvudeilda eins og margra annarra deilda hjá ríkinu hættir til að verða að s.k. föstum kostnaði. Raunkostnaður ýmissa verkefna er falinn í rekstrarkostnaði deilda og mat á arðbærni verður stundum sérkennilegur.
Auðveldasta leiðin er að úthýsa fastákveðnum verkum sem breytast lítið yfir tíma en eðli upplýsingatæknideilda er mjög breytilegt þar sem verkin eru gjarnan þróunarstarf og æ fleiri þættir felldir undir upplýsingatæknideildir en áður var, jafnt þróun verkferla, síma- og fjarskiptamál ásamt örðum tæknimálum stofnana og fyrirtækja. Úthýsingin þarf að taka mið af raunveruleikanum þannig að hún verði arðbær fyrir báða samningsaðila. Verkefnið þróast yfir samningstímann og samningurinn verður að tryggja samkeppnishæfni á öllum sviðum jafnt tæknilega sem og fjárhagslega.
Innleiðsla á samningi um þjónustustig á að vera hluti af rekstri tölvudeilda en þar reynir á að finna mælanleg markmið sem eru lýsandi fyrir þá þjónustu sem tölvudeild eða rekstraraðili á að útvega notendum. Veikleiki margra samninga um þjónustustig er að mælingar eru á grundvelli rekstraraðila en ekki notenda. Dæmi: Miðlægt örgjörvaálag skal vera minna en X% að jafnaði þegar horft er á Y mínútna meðaltal. Slíkar nálganir eru ekki þær sem notandinn skilur og segir fátt fyrir hann. Notandi skilur svartíma við ákveðnar aðgerðir og aðgengi að tölvukerfinu. Meðaltöl eru einnig hæpin mælieining, fremur hágildi fyrir notandann, því að það er það sem notandinn upplifir. Tölvukerfið verður að virka gagnvart notandanum og skiptir ekki máli hvaða liður bregst og mælingar á uppitíma verða að miða við aðgengi notenda hvort sem notandinn er innan eða utan stofnunar en ekki uppitíma miðlara.
Mikilvægt er að taka strax á hvernig skuli fara með viðskilnað viðlok samningstíma og þar er viðskilnaður gagna mikilvægasti þátturinn. Eignarhald á gögnum má aldrei framvísa til rekstraraðila. Skilgreina þarf strax í upphafi viðskilnað allra gagna og snið þeirra. Jafnframt verður að tryggja að afhending gagnanna verði á opnum staðli þannig að unnt sé að flytja þau yfir í önnur kerfi verði ákveðið á síðari stigum að skipta um samningsaðila.
Það er mjög mikilvægt að tryggja útgönguleiðir komi til þess að þjónusta mætir ekki skilgreiningum því að þar sem upplýsingatæknin er grundvallaratriði gagnvart rekstri margra fyrirtækja og stofnana þá verður að vera aðferðafræði til að grípa inn í ef slíkt fer að skaða fyrirtækið eða stofnunina.
Grundvöllur verðlagningar er mjög erfitt viðfangsefni og leiðirnar hafa kosti og galla. Fast verð á mánuði, t.d. grundvallað á einingaverði fyrir fjölda vinnustöðva, er varasamt fyrir báða aðila. Seljandi vill tryggja sig fyrir hugsanlegum áföllum sem hann kann að verða fyrir ef viðsemjandi er þjónustukræfur og kaupandi lendir oft í þeirri stöðu að finnast allt gert til að gera sem minnst fyrir föstu fjárhæðina og allt telst vera aukaverk, þ.e. áhersla seljanda er alfarið á viðbótartekjur og að minnka kostnað við veitingu þjónustunnar.
Ein af rökum með því að leggja tölvudeildir niður er að það sé mikil hætta á tæknilegri úreldingu lítilla tölvudeilda. Vissulega er það tilfellið og engin ástæða til að gera lítið úr því en það er einnig til staðar tæknileg úrelding þjónustuaðila. Sérstaklega er nauðsynlegt að skoða þegar rekstraraðili hefur ríka aðra hagsmuni, s.s. sölu á vél- eða hugbúnaði, hvort slík staða geti erfiðað önnur samskipti milli verkkaupa og verksala á rekstrarsviði.
Verðlagning verður að innifela leiðréttingarliði ef mælanleg markmið nást ekki þannig að rekstraraðili hafi hvata til að mæta umsömdum væntingum í hvívetna.
Tegundir bjóðenda eru misjafnir og sumir bjóðendur hafa beinan hag af því að selja sína vöru (vél og/eða hugbúnað) og njörfa tölvukerfi niður í tilteknar lausnir þannig að illmögulegt sé að þróa tölvukerfið án viðkomandi vél- eða hugbúnaðar. Aðrir þjónustuaðilar hafa nær eingöngu hag sinn af því að vera rekstraraðilar og veita þjónustu. Hér þarf að gæta að þar sem almennar viljayfirlýsingar um aðskilnað sölu og rekstrarþjónustu vega almennt léttvægar þegar samningurinn þróast áfram yfir tíma.
Megintilgangur úthýsingar er að fá tiltekna þjónustu en ekki tiltekið vinnuframlag. Arður rekstraraðila er aukin framlegð með aukinni sérhæfingu og tækni. Það er mjög vandmeðfarið að tryggja að hagsmunir verkkaupa séu tryggðir yfir lengri tíma.
