Verklag við áætlanagerð

Við gerð ársáætlunar skal hafa í huga eftirfarandi atriði.

• Ársáætlun skal eftir því sem við verður komist grundvallast á reikniverki þar sem magntölur og einingaverð eru lögð til grundvallar frekar en framreikningi útgjalda síðastliðins árs. Mestu munar um launagjöld sem vega oft meira en 70% af heildarútgjöldum til rekstrar. Nauðsynlegt er að útgjaldaáætlun launa taki mið af starfsmannafjölda, launaflokkum þeirra, yfirvinnutaxta auk annarra launa og launatengdra gjalda. Með sama hætti ber eftir því sem við á að áætla aðra liði út frá magni og einingaverðum eftir því sem við á. Frávikagreining þar sem útgjöld og tekjur umfangsmeiri liða byggjast á einingaverðum gefur strax til kynna hvort nauðsynlegt sé að grípa til aðgerða.
• Reikniverk við áætlanagerð. Fjármálaráðuneytið og Fjársýsla ríkisins hafa útbúið reikniverk í excel til að aðstoða ráðuneyti og stofnanir við gerð rekstraráætlana. Reikniverkið tekur á helstu þáttum er þarft er að hafa í huga við gerð rekstraráætlana, en sérstök áhersla er lögð á áætlun launakostnaðar. Jafnframt hafa verið útbúnar einfaldar leiðbeiningar um útfyllingu skjalsins. Helsti kosturinn við reikniverkið er möguleikinn á að fá Fjársýsluna til að lesa áætlunina beint inn í Oracle bókhaldskerfið eftir deildum / viðfangsefnum. Þannig má nota hana við fjárhagslega eftirfylgni innan ársins ásamt því að hún auðveldar frávikagreiningu. Reikniverkið ásamt leiðbeiningum má nálgast á vef fjársýslunnar www.fjs.is.
• Fjárhagslegur aðskilnaður verkefna vegna samkeppnismála. Samkeppnisyfirvöld hafa gert nákvæmar kröfur til stofnana um fjárhagslegan aðskilnað vegna verkefna sem unnin eru í samkeppni við einkaaðila. Það kallar á nákvæmari kostnaðarskiptingu heldur er nú tíðkast. Kröfurnar fela oftast í sér heimfærslu á föstum kostnaði niður á einstök verkefni þannig að sýnt sé fram á að ríkisframlagið niðurgreiði ekki samkeppnisrekstur. Í riti fjármálaráðuneytisins frá 1997 um fjárhagslegan aðskilnað í rekstri ríkisstofnana er að finna greinargóð dæmi um hvaða aðferðir eru algengastar við heimfærslu fasts kostnaðar á deildir eða verkefni. Ritið er að finna á vef fjármálaráðuneytisins.
• Skipting sameiginlegs kostnaðar. Hjá stærri stofnunum hefur sameiginlegum kostnaði í auknum mæli verið skipt á deildir og viðfangsefni. Kostnaðarþróun síðustu ára er með þeim hætti að fastur kostnaður hækkar hlutfallslega á kostnað breytilega þáttarins. Nefna má að sjúkrahúsin færa nú mörg hver kostnað við ræstingu og mötuneyti á einstakar deildir.
• Samvinna fjármálastjóra og annarra lykilstarfsmanna. Góð áætlun verður að byggjast á samvinnu fjármálastjóra og þeirra stjórnenda sem áhrif hafa á útgjöld stofnunar og einstakra deilda. Mun meiri líkur eru til þess að fjárhagsáætlanir gangi eftir þegar deildarstjórnar og aðrir starfsmenn, sem stjórna kostnaði, hafa áhrif á gerð áætlunar og bera ábyrgð á sínum hluta hennar. Reynslan sýnir að þegar eingöngu forstöðumaður og fjármálastjóri sinna áætlanagerð, án aðildar þeirra sem stjórna kostnaðarframvindu innan ársins, þá reynist mun erfiðara að draga fram ákvarðanir um hagræðingu ef nauðsyn krefur.